s.gruessing/IT-Nexus
1
0
Fork 0
Code Issues Pull Requests Actions Packages Projects Releases Wiki Activity
Files
main
IT-Nexus/DOKUMENTATION.md

60 KiB
Raw Permalink Blame History

IT Nexus – Systemdokumentation

Version: 2.0 | Stand: Mai 2026 | Entwickelt von: Simon Grüßing, Cereda Systems GmbH

Inhaltsverzeichnis

  1. Systemübersicht
  2. Zugang & Benutzerrollen
  3. Ticketsystem – Übersicht
  4. Ticket erstellen
  5. Ticket-Ansichten
  6. Ticket-Detail & Bearbeitung
  7. Kommentare & Kommunikation
  8. KI-Integration
  9. User-Portal (Benutzer)
  10. E-Mail-Integration
  11. Benachrichtigungen
  12. Admin-Einstellungen
  13. Weitere Module
  14. IT Nexus Scanner App (Android)
  15. Rollen-Berechtigungsmatrix
  16. ISO 27001 Zertifizierungsplanung
  17. Risikoanalyse
  18. Entra ID Rechteverwaltung
  19. Agent Monitoring
  20. Externe Monitoring-Alerts
  21. Patch Management
  22. Ankündigungen

1. Systemübersicht

IT Nexus ist ein internes IT-Ticketsystem und Verwaltungsportal der Cereda Systems GmbH. Es ermöglicht Mitarbeitern, IT-Probleme zu melden, und dem IT-Support-Team, diese effizient zu bearbeiten.

Erreichbar unter: https://it-nexus.cereda-systems.de

Kernfunktionen

Modul Beschreibung
Ticketsystem Erstellen, Bearbeiten und Verwalten von IT-Supportanfragen
User-Portal Vereinfachte Oberfläche für Endnutzer zur Anfragenstellung
KI-Assistent Claude-basierte Analysen, Lösungsvorschläge und Chat-Hilfe
E-Mail-Integration Eingehende Mails werden automatisch zu Tickets
Asset-Verwaltung Hardware und Software-Inventar
FIDO-Keys Verwaltung von Sicherheitsschlüsseln
Lifecycle On- und Offboarding-Prozesse
IT Übersicht Strategische IT-Themen für monatliche GF-Meetings (JF IT)
Wissensdatenbank Dokumentierte Lösungen für häufige Probleme
ISO 27001 Planung Fortschrittsverfolgung der ISO-Zertifizierungsaufgaben
Risikoanalyse Manuelle und automatische IT-Risikoerfassung mit M365-Sync
Entra ID Rechte Übersicht und Verwaltung von Benutzerrechten in Microsoft Entra ID
Agent Monitoring Echtzeit-Überwachung aller Windows-Geräte via C# .NET Agent (v2.0.0)
Patch Management Staged Rollout von Windows Updates mit Gruppen, Policies und Befehlen
Ankündigungen Desktop-Benachrichtigungen auf verwalteten Geräten via Agent

2. Zugang & Benutzerrollen

Login

  1. https://it-nexus.cereda-systems.de/login aufrufen
  2. Benutzername und Passwort eingeben
  3. Bei erstem Login: Passwort-Änderung erforderlich

Benutzerrollen

Das System kennt 8 Rollen mit unterschiedlichen Berechtigungen:

Rolle Bezeichnung Zugang
super_admin 👑 Super Administrator Vollzugriff auf alle Funktionen inkl. Systemeinstellungen
admin 🛡️ Administrator Vollzugriff, außer einige Super-Admin-Funktionen
support 🎧 IT-Support Tickets bearbeiten, kommentieren, zuweisen; sieht IT-Aufgaben im Onboarding
bearbeiter 🔧 Bearbeiter Assets und FIDO-Keys verwalten, Tickets einsehen
techniker 🏭 Techniker / Produktion Assets (Maschinen, Werkzeuge) anlegen und Prüfprotokoll führen; vereinfachter Wizard
benutzer 👤 Endnutzer Nur User-Portal – eigene Anfragen stellen und einsehen
hr_personal 🧑‍💼 HR / Personal Sieht und bearbeitet HR-Aufgaben im Onboarding-Protokoll
buchhaltung 💶 Buchhaltung / Lohn Sieht und bearbeitet Buchhaltungs-Aufgaben im Onboarding-Protokoll

Hinweis: Endnutzer sehen nach dem Login automatisch das User-Portal (/portal) statt das Dashboard.

Passwort-Anforderungen

  • Mindestens 8 Zeichen
  • Mindestens 1 Großbuchstabe, 1 Kleinbuchstabe, 1 Zahl, 1 Sonderzeichen

3. Ticketsystem – Übersicht

Ticket-Status

Jedes Ticket durchläuft folgende Status-Stufen:

Offen → In Bearbeitung → Warten auf Mitarbeiter ⟺ Warten auf Support → Geschlossen
Status Beschreibung Farbe
Offen Neu eingegangen, noch nicht bearbeitet Grau
In Bearbeitung Support hat das Ticket übernommen Blau
Warten auf Mitarbeiter Support hat geantwortet, wartet auf Rückmeldung Orange
Warten auf Support Nutzer hat geantwortet, Support ist dran Gelb
Geschlossen Problem gelöst Grün

Automatische Status-Änderungen beim Kommentieren

  • Support schreibt öffentlichen Kommentar → Status wechselt zu „Warten auf Mitarbeiter"
  • Nutzer/Bearbeiter schreibt → Status wechselt zu „Warten auf Support"
  • Nutzer schreibt auf geschlossenes Ticket → Ticket wird automatisch wieder geöffnet

Prioritäten

Priorität Symbol Einsatz
🟢 Niedrig Grün Keine Dringlichkeit, kein Produktionsausfall
🔵 Mittel Blau Standard-Anfragen
🟠 Hoch Orange Wichtige Systeme betroffen
🔴 Kritisch Rot Produktionsausfall, sofortiger Handlungsbedarf

SLA-Überwachung

Das System überwacht automatisch die Bearbeitungszeit:

  • > 24 Stunden ohne Reaktion → orangefarbene SLA-Warnung auf der Ticket-Karte
  • > 48 Stunden → rote SLA-Warnung

4. Ticket erstellen

Über die Tickets-Seite (Staff)

  1. Tickets in der Sidebar anklicken
  2. + Neues Ticket Button klicken
  3. Formular ausfüllen:
Feld Pflicht Beschreibung
Vorlage Nein Vorausgefüllte Vorlage wählen (z.B. Passwort-Reset)
Titel Ja Kurze Beschreibung des Problems
Beschreibung Nein Detaillierte Schilderung
Kategorie Ja Themenbereich (konfigurierbar in Einstellungen)
Priorität Ja Dringlichkeit (Standard: Mittel)
Betroffenes Asset Nein Verknüpfung mit einem Gerät/Asset
Anfragender Name Nein Wird automatisch aus dem Login befüllt
Anfragender E-Mail Nein Für externe Benachrichtigungen
  1. Ticket erstellen klicken

Über das User-Portal (Endnutzer)

Endnutzer können Anfragen über das vereinfachte Portal stellen:

  1. Neue Anfrage stellen klicken
  2. Thema wählen (Assistent führt durch häufige Probleme)
  3. Geführte Fragen beantworten → Ticket wird automatisch ausgefüllt
  4. Alternativ: Freies Formular für individuelle Anfragen

Ticket-Vorlagen

Standard-Vorlagen erleichtern das Erstellen wiederkehrender Anfragen:

  • Passwort-Reset
  • VPN-Probleme
  • Drucker defekt
  • Neues Gerät einrichten
  • Software-Installation
  • SelectLine Fehler
  • E-Mail Problem
  • Netzwerk-Ausfall

Vorlagen können unter ⚙️ → System → Einstellungen angepasst werden.

Ticket-Nummer

Jedes Ticket erhält automatisch eine eindeutige Nummer im Format TK-XXXX (z.B. TK-0042).

5. Ticket-Ansichten

Tabellen-Ansicht

Standardansicht mit allen Tickets als Liste:

  • Spalten: Ticket-Nr., Titel, Status, Priorität, Kategorie, Zugewiesen an, Erstellt
  • Klick auf eine Zeile öffnet die Detail-Ansicht

Kanban-Board

Visuelles Board mit 4 Spalten (eine pro Status, ohne „Geschlossen"):

[ Offen ] [ In Bearbeitung ] [ Warten auf Mitarbeiter ] [ Warten auf Support ]
  • Tickets können per Drag & Drop zwischen Spalten verschoben werden
  • Schnell-Status-Buttons direkt auf der Karte
  • Ticket schließen über „✓ Schließen" mit optionalem Abschluss-Kommentar

Metriken-Ansicht

Dashboard mit Kennzahlen:

  • Gesamt / Offen / In Bearbeitung / Kritisch
  • Klick auf Kacheln filtert die Ticket-Liste

Suche & Filter

  • Freitextsuche: Sucht in Titel, Beschreibung, Ticket-Nr., Anfragender
  • Status-Filter: Schnellfilter per Klick auf Status-Badge
  • Priorität: Dropdown-Filter
  • Kategorie: Dropdown-Filter

Bulk-Aktionen

Mehrere Tickets gleichzeitig bearbeiten:

  1. Checkboxen aktivieren
  2. Aktion wählen: Status setzen, Priorität setzen, Zuweisen, Schließen, Löschen
  3. Ausführen klicken

6. Ticket-Detail & Bearbeitung

Die Detail-Seite eines Tickets (/tickets/:id) zeigt:

Kopfbereich

  • Ticket-Nummer, Titel, Status-Badge, Priorität
  • Erstellt von / Erstellt am / Zugewiesen an
  • Anfragender (Name + E-Mail)
  • Betroffenes Asset (falls verknüpft)

Bearbeitungsbereich (Staff)

Status ändern: Dropdown direkt im Header Priorität ändern: Dropdown direkt im Header Zuweisen: Mitarbeiter aus der Dropdown-Liste auswählen → Benachrichtigung geht automatisch raus Kategorie: Änderbar im Bearbeitungsmodus

KI-Analyse

Neue Tickets werden automatisch von Claude analysiert. Im Detail werden angezeigt:

  • Erkannte Kategorie (automatisch)
  • Empfohlene Priorität
  • Lösungsvorschlag basierend auf dem Problem und der Wissensdatenbank

Ticket-Verknüpfungen

Tickets können miteinander verknüpft werden (z.B. „Verwandt mit TK-0023").

PDF-Export

Ticket als PDF exportieren über den PDF-Button (inkl. Kommentarverlauf).

Ticket schließen

  • Über Schließen-Button oder Status-Änderung
  • Optionaler Abschluss-Kommentar
  • Geschlossene Tickets erscheinen nur noch in der Wissensdatenbank

7. Kommentare & Kommunikation

Öffentliche Kommentare

Sichtbar für alle (inkl. Anfragenden via E-Mail-Benachrichtigung):

  • Werden als E-Mail an den Anfragenden gesendet
  • Lösen Auto-Status-Änderungen aus

Interne Notizen

Nur für Staff-Rollen sichtbar, erkennbar an grauem Hintergrund:

  • Kein E-Mail-Versand
  • Für interne Abstimmung

Markdown-Unterstützung

Kommentare unterstützen einfaches Markdown:

  • **fett**, *kursiv*
  • `code`
  • Zeilenumbrüche

Live-Updates (SSE)

Die Kommentar-Sektion aktualisiert sich in Echtzeit ohne Browser-Reload (Server-Sent Events). Neue Kommentare erscheinen sofort.

KI-Antwort

KI-Antwort vorschlagen Button generiert eine vorformulierte Antwort an den Nutzer basierend auf dem Ticket-Inhalt und der Wissensdatenbank. Text kann vor dem Absenden bearbeitet werden.

8. KI-Integration

IT Nexus integriert Claude (claude-sonnet-4-6) von Anthropic für intelligente Ticket-Unterstützung.

Automatische Ticket-Analyse

Bei jedem neuen Ticket analysiert die KI automatisch (im Hintergrund):

  • Passendes Themengebiet / Kategorie
  • Empfohlene Priorität
  • Ersten Lösungsvorschlag

Das Ergebnis erscheint als „KI-Vorschlag" im Ticket-Detail.

KI-Assistent Chat (/ai)

Interaktive Chat-Seite für Staff-Rollen:

  • Freie Fragen zum IT-Support stellen
  • KI hat Zugriff auf die Wissensdatenbank
  • Konversationsverlauf im Browser-Tab

Wissensdatenbank

Unter Wissensdatenbank können Admins Artikel verwalten und per KI-Import befüllen. Die KI nutzt alle Einträge als Kontext bei Ticket-Analysen und Chat-Antworten.

Import-Funktionen

Methode Beschreibung
Text einfügen Direkt Text/Dokumentation einfügen → KI erstellt Artikel
Datei hochladen PDF, DOCX, EML, TXT → KI extrahiert Artikel
URL importieren Einzelne Webseite abrufen und importieren
Website crawlen BFS-Crawler folgt Links auf gleicher Domain (bis 100 Seiten)

Bereits importiert: SelectLine Online-Hilfe (Wawi, Rewe, Produktion, CRM, Kasse, Artikelmanager, Mobile) → 335 Artikel.

Floating Chat-Widget

Kleines Chat-Icon unten rechts (nur für Staff):

  • Schneller KI-Zugriff ohne Seitenwechsel
  • Nicht sichtbar auf öffentlichen Seiten (/health, /login)

9. User-Portal (Benutzer)

Endnutzer gelangen nach dem Login direkt zum Portal unter /portal.

Übersicht (Header-Kacheln)

Kachel Inhalt
Anfragen Anzahl aller eigenen Tickets
Aktiv Offene / in Bearbeitung befindliche Tickets
Geräte Zugewiesene Unternehmensgeräte
FIDO-Keys Eigene Sicherheitsschlüssel

Schnellzugriff

  • Neue Anfrage stellen – Öffnet Ticket-Erstellungsassistent
  • KI-Hilfe – Öffnet KI-Chat-Tab direkt im Portal

Tab-Navigation

Anfragen-Tab:

  • Alle eigenen Tickets mit Status und Datum
  • Filter: Aktiv / Alle
  • Klick auf Anfrage öffnet die Detail-Seite

Geräte-Tab:

  • Zugewiesene Assets/Geräte

FIDO-Keys-Tab:

  • Eigene Sicherheitsschlüssel einsehen

KI-Hilfe-Tab:

  • Direkter KI-Chat integriert im Portal

Einstellungen-Tab:

  • E-Mail-Benachrichtigungen aktivieren/deaktivieren (globaler Toggle)
  • Bei aktivierten Benachrichtigungen erhält der Nutzer E-Mails bei: Ticket-Bestätigung, neuen Kommentaren, Statusänderungen und Zufriedenheits-Umfragen

Hinweis: Staff-Benutzer (admin, support, bearbeiter) verwalten ihre Benachrichtigungen unter Mein Konto (Hover auf Benutzername → Mein Konto).

Ticket-Assistent (Wizard)

Der Assistent führt Nutzer durch häufige Probleme:

  1. Thema wählen: Passwort, E-Mail, VPN, Drucker, Software, Hardware, Netzwerk, Sonstiges
  2. Geführte Fragen: Konkrete Fragen zum gewählten Thema (z.B. „Welche Fehlermeldung erscheint?")
  3. Ticket wird automatisch ausgefüllt und kann vor dem Absenden noch bearbeitet werden

Bei Auswahl „Defektes Gerät" wird direkt ein Foto-Upload-Formular angeboten.

10. E-Mail-Integration

Eingehende E-Mails → Tickets

Das System überwacht ein E-Mail-Postfach alle 30 Sekunden und erstellt aus eingehenden Mails automatisch Tickets:

  • Betreff → Ticket-Titel
  • Absender → Anfragender
  • Nachrichtentext → Beschreibung
  • Anhänge → werden gespeichert und verknüpft

Antwortet ein Nutzer später per E-Mail auf eine Ticket-Benachrichtigung, wird die Antwort automatisch als Kommentar hinzugefügt.

Bounce-Schutz: Automatische Antworten und Bounce-Mails werden erkannt und ignoriert.

Ausgehende Benachrichtigungen

Das System sendet automatisch E-Mails bei:

Ereignis Empfänger
Ticket erstellt Anfragender (Bestätigung mit TK-Nummer)
Ticket erstellt Staff mit aktiviertem „Neues Ticket"-Toggle
Ticket zugewiesen Zugewiesener Mitarbeiter (wenn Toggle aktiv)
Öffentlicher Kommentar von Support Anfragender
Antwort des Anfragenden Zugewiesener Staff (wenn Toggle aktiv)
Ticket geschlossen Anfragender
Ticket eskaliert (SLA überschritten) Admin-Team

Wöchentlicher Bericht

Jeden Montag um 08:00 Uhr wird ein Wochen-Zusammenfassungsbericht an Staff-Mitglieder mit aktiviertem Wochenbericht-Toggle versendet.

11. Benachrichtigungen

Browser-Benachrichtigungen (Staff)

Das System überprüft alle 15 Sekunden auf neue Tickets und Aktivitäten:

  • Glocken-Icon in der Topbar zeigt Anzahl neuer Ereignisse (roter Badge)
  • Klick öffnet Benachrichtigungs-Dropdown
  • Browser-Benachrichtigungen (falls Berechtigung erteilt)

Benachrichtigungen erscheinen bei:

  • Neuen Tickets
  • Status-Änderungen
  • Neuen Kommentaren

E-Mail-Benachrichtigungen (Staff – Mein Konto)

Staff-Benutzer können ihre E-Mail-Benachrichtigungen granular steuern unter Mein Konto (Hover auf Benutzername oben rechts → 👤 Mein Konto):

Benachrichtigung Standard Beschreibung
Neues Ticket eingegangen Aus Wenn ein neues Ticket erstellt wird
Ticket zugewiesen Ein Wenn dir ein Ticket zugewiesen wird
Neue Antwort auf Ticket Ein Wenn ein Mitarbeiter auf ein zugewiesenes Ticket antwortet
Wöchentlicher Report Ein Montags: Zusammenfassung offener/geschlossener Tickets

12. Admin-Einstellungen

Erreichbar über: ⚙️ (Zahnrad) → System → Einstellungen Zugang: nur super_admin und admin

Tab: Kategorien

Ticket-Kategorien verwalten:

Aktion Beschreibung
+ Kategorie hinzufügen Name + Emoji-Icon festlegen
Bearbeiten Name oder Icon ändern
Löschen Kategorie entfernen (bestehende Tickets behalten die Kategorie als Text)

Standard-Kategorien: Allgemein, Software, Hardware, Netzwerk, SelectLine

Tab: Vorlagen

Ticket-Vorlagen für häufige Anfragen verwalten:

Feld Beschreibung
Anzeige-Name Text im Dropdown „Vorlage wählen"
Ticket-Titel Wird als Titel vorausgefüllt
Beschreibung Vorlagentext mit Lücken für den Nutzer
Kategorie Automatisch zugewiesene Kategorie
Priorität Standard-Priorität für diesen Typ

13. Weitere Module

System-Übersicht (/system)

Hub für Admin-Funktionen:

  • Server Health: Echtzeit-Status aller Services (API, Datenbank, Antwortzeit)
  • Wartungskalender: Überfällige Asset-Prüfungen
  • Einstellungen: Kategorien & Vorlagen
  • API Dokumentation: Alle 78 API-Endpunkte mit Beschreibung und Beispielen

Asset-Verwaltung (/assets)

Die Asset-Verwaltung deckt Hardware-Inventar für IT und Produktion ab. Admins und Bearbeiter sehen alle Assets; die Rolle techniker sieht und verwaltet nur Produktions-/Techniker-Assets über einen vereinfachten Wizard.

Asset-Typen

Bereich Typen
IT Notebook, Monitor, Headset, Other
Produktion / Techniker Maschine ⚙️, Werkzeug 🔧, Sonstiges 📦

Abteilungen (Bereich)

Assets werden einem Bereich zugeordnet: IT, Produktion oder Techniker.

Asset anlegen – IT-Rolle

Standardformular mit: Typ, Name, Bereich, Seriennummer (Pflicht), Modell, Status, Kaufdatum, Beschreibung, TeamViewer-ID sowie Wartungsdaten.

Asset anlegen – Techniker/Produktion-Rolle (Wizard)

Für die Rolle techniker öffnet sich ein 3-stufiger Wizard statt des Standardformulars:

Schritt Inhalt
1. Vorlage Vorlage wählen: Maschine ⚙️, Werkzeug 🔧, Sonstiges 📦
2. Details Typ, Name*, Bereich (Produktion/Techniker), Modell, Seriennummer (optional – wird automatisch vergeben wenn leer), Status, Kaufdatum, Beschreibung
3. Wartung Letzte Wartung, Nächste Prüfung (auto-berechnet), Intervall (Monate), Wartungsnotizen

Seriennummer: Wenn leer, wird automatisch eine eindeutige Seriennummer im Format AUTO-{Timestamp}-{Zufallszahl} vergeben.

Bearbeitung: Beim Bearbeiten eines bestehenden Assets startet der Wizard direkt bei Schritt 2 (Vorlage-Schritt wird übersprungen).

Automatische Berechnung der nächsten Prüfung

Sobald Letzte Wartung und Intervall (Monate) gesetzt sind, berechnet das System automatisch das nächste Fälligkeitsdatum:

Nächste Prüfung = Letzte Wartung + Intervall (Monate)

Die Berechnung erfolgt sowohl im Wizard (clientseitig) als auch im Backend (serverseitig) als Fallback.

Wartungs-E-Mail-Benachrichtigung

Das System sendet täglich um 08:00 Uhr eine E-Mail-Benachrichtigung an alle aktiven Benutzer mit der Rolle techniker, wenn für Assets (Bereich: Produktion oder Techniker) die nächste Prüfung heute fällig ist.

Die E-Mail enthält eine Liste aller fälligen Assets mit Name, Typ und Seriennummer.

Prüfprotokoll

Jedes Asset verfügt über ein Prüfprotokoll (erreichbar über das ⋮ Menü → 🔍 Prüfprotokoll):

  • Prüfungshistorie: Alle vergangenen Prüfungen chronologisch sortiert (neueste zuerst)
  • Farbcodierung: Grüner Rand = bestanden, roter Rand = nicht bestanden
  • Neue Prüfung erfassen (Toggle-Formular):
Feld Beschreibung
Prüfdatum Datum der Prüfung (Standard: heute)
Ergebnis Bestanden / Nicht bestanden
Nächste Fälligkeit Optionales Datum der nächsten Prüfung (überschreibt Asset-Feld)
Notizen Prüfer, Befunde, VDE-/UVV-Prüfung etc.

Nach dem Speichern einer Prüfung wird das Feld next_maintenance_date des Assets automatisch aktualisiert, sofern eine nächste Fälligkeit angegeben wurde.

Aktionen-Menü (⋮)

Alle Aktionen pro Asset sind in einem ⋮ Dropdown-Menü zusammengefasst:

Aktion Symbol Beschreibung
Asset bearbeiten ✏️ Bearbeitungsformular/-Wizard öffnen
Übergabeprotokoll 📋 Übergabe-PDF generieren und herunterladen
Asset-Label 🏷️ Label/Aufkleber-PDF generieren
Prüfprotokoll 🔍 Prüfhistorie und neue Prüfung erfassen
Asset zuweisen 👤 Asset einem Mitarbeiter zuweisen
Asset freigeben ↩️ Zuweisung aufheben
Asset löschen 🗑️ Asset unwiderruflich löschen

Typ-Filter (rollenbasiert)

Der Typ-Filter in der Asset-Tabelle zeigt nur die für die jeweilige Rolle relevanten Typen:

  • Techniker-Rolle: nur Maschine, Werkzeug, Sonstiges
  • Alle anderen Rollen: alle Typen (Notebook, Monitor, Headset, Other, Maschine, Werkzeug, Sonstiges)

Anlagevermögen-Felder (optional, pro Asset)

Jedes Asset kann mit buchhalterischen Feldern ergänzt werden:

Feld Beschreibung
Inventarnummer Eindeutige Kennnummer im Format ANL-0001; wird beim Anlegen automatisch vergeben (überschreibbar)
Anschaffungswert (€) Kaufpreis des Assets
Nutzungsdauer (Jahre) Planmäßige Nutzungsdauer für die AfA-Berechnung
Restwert (€) Erwarteter Restwert nach Ablauf der Nutzungsdauer (Standard: 0)

Diese Felder erscheinen im AssetModal unter dem ausklappbaren Abschnitt „Anlagevermögen (optional)" sowie in Schritt 3 des Produktion-Wizards. Nur Rollen mit Schreibrecht auf Assets (super_admin, admin, bearbeiter) können diese Felder bearbeiten.

Weitere Funktionen

  • Zuweisung an Mitarbeiter mit Übergabeprotokoll-PDF
  • Asset-Label/Aufkleber-PDF (QR-Code + Details)
  • CSV-Export aller Assets
  • Intune-Import (Azure/Microsoft Endpoint Manager)
  • Verlaufshistorie der Zuweisungen pro Asset

Anlagevermögen (/anlagevermoegen)

Buchhalterische Übersicht aller Assets mit eingetragenem Kaufpreis. Zugänglich für super_admin, admin und buchhaltung.

AfA-Berechnung (lineare Abschreibung)

AfA/Jahr         = (Anschaffungswert − Restwert) ÷ Nutzungsdauer
Buchwert heute   = MAX(Restwert, Anschaffungswert − AfA/Jahr × vergangene Jahre)
Abgeschrieben am = Kaufdatum + Nutzungsdauer Jahre

Die Berechnung erfolgt ausschließlich im Frontend (keine neuen Backend-Endpunkte).

Übersichts-Kacheln

Kachel Inhalt
Gesamtanschaffungswert Summe aller Kaufpreise
Buchwert heute Summe der aktuellen Buchwerte
Kumulierte AfA Summe der bereits abgeschriebenen Beträge

Tabellenspalten

Inv.-Nr. · Name · Typ · Bereich · Kaufdatum · Anschaffungswert · Nutzungsdauer · AfA/Jahr · Buchwert heute · Abgeschrieben am · Status (Aktiv / Abgeschrieben)

CSV-Export

  • Dateiname: anlagevermoegen_YYYY-MM-DD.csv
  • Encoding: UTF-8 mit BOM (für korrekte Excel-Öffnung)
  • Separator: ;
  • Dezimaltrennzeichen: , (deutsche Notation)
  • Enthält alle sichtbaren Tabellenfelder inkl. Inventarnummer

Inventarnummer-Automatik

Beim Erstellen eines neuen Assets wird automatisch die nächste freie Nummer vergeben:

ANL-0001, ANL-0002, ANL-0003, …

Die Nummer kann im Modal manuell überschrieben werden. Beim Aktualisieren eines bestehenden Assets bleibt die vorhandene Nummer erhalten.

FIDO-Keys (/fido-keys)

  • Sicherheitsschlüssel verwalten (Yubikey, etc.)
  • Zuweisung an Benutzer
  • Status: aktiv / inaktiv

Lifecycle (/lifecycle)

Onboarding, Offboarding und Prozess-Konfiguration in einer Seite mit drei Tabs:

Tab Inhalt
🟢 Onboarding Liste aller Onboarding-Protokolle
🔴 Offboarding Liste aller Offboarding-Protokolle
⚙️ Prozesse Konfigurierbares Checklisten-System

Onboarding-Wizard

Neues Onboarding wird per 2-stufigem Wizard angelegt:

Schritt 1 – Persönliche Daten:

  • Vor- und Nachname, private E-Mail, Telefon, Adresse
  • Abteilung: Dropdown aus konfigurierbaren Firmenabteilungen (Wartung, TBO/Service, Vertrieb AD, Vertrieb ID, KAW, IT, Verwaltung, Produktion – verwaltbar im Tab ⚙️ Prozesse)
  • Position, Startdatum, Arbeitsort (Büro / Homeoffice / Hybrid)
  • Stundenmodell (Vollzeit 40h/38h, Teilzeit 30h/20h, Minijob)
  • Urlaubsmodell (25–30 Tage oder gesetzlich)
  • Interne Notizen

Schritt 2 – Abteilungen & Vorgesetzter:

  • Vorgesetzter (VG): Namenssuche in Microsoft Entra (Azure AD) – Name eingeben, „Suchen", aus Trefferliste wählen; alternativ aus IT-Nexus-Systembenutzern wählbar

Konfigurierbares Checklisten-System (Tab ⚙️ Prozesse)

Jede Firmenabteilung hat eine eigene Checkliste, die von den zuständigen Rollen gepflegt wird:

Struktur:

  • Links (Sidebar): Firmenabteilungen (wo der MA eingesetzt wird)
  • Rechts: Aufgaben der gewählten Abteilung, gruppiert nach zuständigem Team

Zuständige Teams:

Team Icon Bearbeitet von Rolle
IT 💻 support
HR / Personal 🧑‍💼 hr_personal
Buchhaltung 💶 buchhaltung
  • Jede Rolle sieht und bearbeitet nur die Aufgaben ihres Teams
  • admin / super_admin sehen alle Teams mit Team-Filter
  • Abteilungen können nur von Admins hinzugefügt/bearbeitet/gelöscht werden
  • Aufgaben per Drag & Drop umsortierbar
  • Jede Aufgabe hat Priorität (Standard / Wichtig / Kritisch) und gilt für Onboarding, Offboarding oder beides

Standard-Aufgaben (je Abteilung, werden beim ersten Start automatisch angelegt):

IT (Onboarding): AD-Account, E-Mail, Hardware beschaffen & aufsetzen, Software, Telefon, Hardware-Übergabe, Ersten Login begleiten

IT (Offboarding): Konten deaktivieren, Zugriffsrechte entziehen, Hardware zurücknehmen, E-Mail-Weiterleitung

HR (Onboarding): Personalakte, Abteilungen informieren, Willkommens-E-Mail, Formulare, Pflichtunterweisungen, Empfang, Formulare unterzeichnen

HR (Offboarding): Abschlussgespräch, Arbeitszeugnis, Personalakte abschließen, SV abmelden

Buchhaltung (Onboarding): DATEV anlegen, Bankdaten & Steuerklasse, Lohnkonto, SV anmelden, Gehaltsabrechnung vorbereiten

Buchhaltung (Offboarding): Letzte Gehaltsabrechnung, DATEV-Austritt, Offene Spesen

Rollensichtbarkeit in der Checkliste

Rolle Kann abhaken
hr_personal HR / Personal-Aufgaben
support IT-Aufgaben
buchhaltung Buchhaltungs-Aufgaben
admin / super_admin Alle Aufgaben

Aufgaben anderer Teams werden ausgegraut angezeigt (nicht editierbar).

Bestätigungs-E-Mail (Onboarding)

Nach Abschluss des Onboardings kann dem Mitarbeiter eine Bestätigungs-E-Mail mit einem personalisierten Link gesendet werden:

  1. Onboarding-Protokoll öffnen → 📧 Protokoll zusenden
  2. Mitarbeiter erhält E-Mail mit „✅ Übergabe bestätigen"-Button
  3. Klick auf den Link setzt das Protokoll auf Abgeschlossen und speichert den Bestätigungszeitpunkt
  4. Status wird in der Tabelle und im Protokoll angezeigt (✅ Bestätigt [Datum] oder ⏳ Ausstehend)
  5. E-Mail kann beliebig oft neu gesendet werden (jeder neue Link ersetzt den vorherigen)

Voraussetzung: Private E-Mail-Adresse des Mitarbeiters muss im Protokoll hinterlegt sein.

Prozess-Kopierfunktion

Im Tab ⚙️ Prozesse können alle Aufgaben eines Teams aus einer Abteilung in eine andere kopiert werden:

  1. Quell-Abteilung in der Sidebar wählen
  2. 📋 Kopieren im Header der gewünschten Team-Gruppe klicken (IT / HR / BK getrennt)
  3. Ziel-Abteilung in der Sidebar wählen
  4. 📋 X Einfügen in der Toolbar klicken → alle Aufgaben werden übertragen

Weitere Funktionen

  • Fortschrittsbalken pro Team und Gesamtfortschritt
  • Protokoll-Erstellung und Archivierung
  • PDF-Export der Protokolle
  • Offboarding mit Hardware-Rückgabe-Protokoll

IT Übersicht (/it-overview)

Strategische Übersicht der wichtigsten IT-Themen für die monatliche JF IT (Jour Fixe mit der Geschäftsführung).

Zugang: admin, super_admin (Bearbeitungsrechte), support, bearbeiter (Leserechte)

Kanban-Board

Die Seite zeigt alle IT-Themen als Kanban-Board, gruppiert nach Kategorien (Spalten):

Kategorie Icon
Infrastruktur 🖥️
Software 💾
IT-Governance & Compliance 🛡️
Mitarbeiterschulung 📚
Sonstiges 📋

Themen-Karten

Jede Karte zeigt:

  • Titel mit Prioritäts-Icon
  • Status-Badge (farbig)
  • Verantwortlicher und Zieldatum
  • Quick-Status-Button: mit einem Klick zum nächsten Status weiterschalten
  • Karte anklicken → expandiert Beschreibung und Notizen

Status & Priorität

Status Farbe
Offen Grau
In Planung Blau
In Umsetzung Gelb
Abgeschlossen Grün
Priorität Icon
Niedrig ↓
Normal →
Hoch ↑
Kritisch ⚡

Thema erstellen / bearbeiten

Das Modal bietet:

  • Titel, Kategorie, Status (Chip-Auswahl), Priorität (Chip-Auswahl)
  • Zieldatum, Verantwortlicher (Name oder Team)
  • Beschreibung (Kontext, Hintergrund)
  • Notizen / Stand (aktueller Bearbeitungsstand)

Statistik-Leiste

Oben auf der Seite: Gesamt-Anzahl, In Umsetzung, Abgeschlossen, Kritisch — auf einen Blick.

Mein Konto (/mein-konto)

Zugänglich für alle eingeloggten Benutzer über Hover auf den Benutzernamen oben rechts in der Navbar → 👤 Mein Konto.

Inhalt:

  • Profil: Initialen-Avatar, vollständiger Name, Benutzername, E-Mail-Adresse, Rolle
  • E-Mail-Benachrichtigungen: Granulare Einstellungen (Staff) oder globaler Toggle (normale Benutzer)

Benutzerverwaltung (/users)

Nur für admin und super_admin zugänglich.

Benutzer anlegen / bearbeiten

  • Benutzername, E-Mail, Vor-/Nachname
  • Passwort (bei Neuanlage)
  • Rollen-Auswahl: visueller Karten-Picker mit Icon und Farbe pro Rolle — keine Dropdown-Liste
  • Aktiv/Inaktiv-Schalter

Azure AD Import

Benutzer können direkt aus einer Azure AD Gruppe importiert werden:

  1. „Aus Azure importieren" klicken
  2. Gruppe suchen und auswählen
  3. Ziel-Rolle per Karten-Picker wählen
  4. Bereits vorhandene Benutzer (gleiche E-Mail oder Azure ID) werden übersprungen

Wissensdatenbank (/knowledge-base)

Die Wissensdatenbank speichert dokumentierte Lösungen für häufige IT-Probleme und dient gleichzeitig als Kontext für die KI-Integration.

Zugriff: Lesen für alle eingeloggten User · Erstellen/Bearbeiten/Löschen nur für admin und super_admin

Artikelstruktur

Feld Beschreibung
Problem Kurze Beschreibung des Problems (Titel)
Lösung Detaillierte Lösung mit Markdown-Unterstützung (Tabellen, Listen, Bold etc.)
Kategorie Software · Hardware · Netzwerk · SelectLine · Allgemein · Sonstiges
Tags Kommagetrennte Schlagwörter zur besseren Auffindbarkeit
Bilder Bis zu mehrere Bilder pro Artikel (PNG, JPG, GIF, WebP, max. 5 MB)
Quelle Manuell erstellt oder automatisch aus Ticket generiert (auto_generated)

Import-Funktionen

Artikel können manuell erstellt oder per KI-Import automatisch generiert werden:

Import-Modus Beschreibung
Text einfügen Beliebigen Text einfügen → KI generiert daraus einen oder mehrere Artikel
Datei hochladen PDF, DOCX, EML, TXT (max. 5 MB) → Inhalt wird extrahiert und analysiert
URL importieren Einzelne Webseite → HTML wird bereinigt, KI erstellt Artikel
Website crawlen BFS-Crawler folgt Links auf gleicher Domain (2–100 Seiten konfigurierbar)

Der Crawler verarbeitet Texte in 40.000-Zeichen-Chunks und kann so auch große Dokumentationen vollständig importieren. Die KI erstellt pro Chunk mehrere thematisch getrennte Artikel.

Aus Tickets generieren

Geschlossene Tickets können direkt als Wissensdatenbank-Artikel gespeichert werden. Die KI analysiert Ticketinhalt und alle öffentlichen Kommentare und entscheidet selbst, ob der Fall dokumentationswürdig ist (worth_adding). Generierte Artikel sind als auto_generated markiert und enthalten einen Link zum Ursprungsticket.

Tab: Geschlossene Tickets

Der Tab Geschlossene Tickets zeigt alle per E-Mail oder aus externen Systemen importierten, abgeschlossenen IT-Tickets. Diese sind in der Tickets-Ansicht mit Status geschlossen und Quelle email gespeichert.

Venabo-Import: Geschlossene IT-Tickets aus dem Venabo-Helpdesk-System (Abteilung IT, Abt.-ID 28) wurden per Einmal-Import übertragen. Jedes Ticket enthält:

  • Venabo-Ticket-ID als Referenz
  • Bearbeiter, Erstelldatum, Abschlussdatum
  • Direktlink zum Original-Ticket in Venabo
  • Automatische Kategorie-Zuordnung (Software / Hardware / Allgemein) basierend auf dem Ticket-Typ

Monitoring-Alerts (Netgo/Synology/Probe Health Check) werden beim Import automatisch herausgefiltert.

KI-Integration

Die Wissensdatenbank ist tief in die KI eingebunden:

  • Ticket-Analyse: Neue Tickets werden automatisch klassifiziert (Kategorie, Priorität, Lösungsvorschlag) auf Basis der KB-Einträge
  • Chat-Kontext: Der KI-Chat lädt die letzten 30 KB-Artikel als Hintergrundwissen
  • Lösungsvorschläge: Im Ticket-Detail schlägt die KI Antworten basierend auf ähnlichen KB-Einträgen vor

API-Endpunkte

Methode Endpoint Beschreibung
GET /api/ai/knowledge-base Alle Artikel abrufen
POST /api/ai/knowledge-base Artikel manuell erstellen
PUT /api/ai/knowledge-base/:id Artikel bearbeiten
DELETE /api/ai/knowledge-base/:id Artikel löschen
POST /api/ai/knowledge-base/import-text Text oder Datei importieren
POST /api/ai/knowledge-base/import-url URL importieren
POST /api/ai/knowledge-base/import-crawl Website crawlen (Timeout: 5 Min)
POST /api/ai/knowledge-base/:id/images Bild zu Artikel hochladen
DELETE /api/ai/knowledge-base/:id/images/:filename Bild löschen

Defect-Report (/defect)

Öffentlich zugängliche Seite (kein Login erforderlich):

  • Für externe Meldungen (z.B. von Kunden)
  • Generiert intern ein Ticket

Health-Seite (/health)

Öffentlich zugängliche Status-Seite ohne Login:

  • API-Status
  • Datenbank-Status
  • Authentifizierungs-Status
  • Antwortzeit

14. IT Nexus Scanner App (Android)

Die IT Nexus Scanner App ist eine native Android-App (Flutter) als Ergänzung zur Web-Oberfläche. Sie ermöglicht das mobile Verwalten und Erfassen von Assets direkt vor Ort — ohne PC.

14.1 Installation

Voraussetzungen:

  • Android-Gerät (Android 8.0+)
  • USB-Debugging aktiviert (bei erstmaliger Installation via ADB)
  • WLAN-Verbindung zum IT-Nexus-Server

APK-Datei: Die aktuelle APK wird vom IT-Administrator bereitgestellt und per ADB oder direkt installiert:

adb install -r app-debug.apk

Tipp: „USB-Installieren" muss in den Entwickleroptionen aktiviert sein.

14.2 Erster Start & Login

Nach dem Start erscheint der Login-Screen:

  1. Benutzername und Passwort eingeben (gleiche Zugangsdaten wie im Web)
  2. Alternativ: „Mit Microsoft anmelden" (Azure AD / Single Sign-On)
  3. Beim ersten Start muss die Server-URL einmalig eingestellt werden:
    • Oben rechts auf das ⚙️ Einstellungen-Symbol tippen
    • Server-URL eintragen: https://it-nexus.cereda-systems.de/api
    • Speichern → zurück zum Login

Die Server-URL wird lokal gespeichert und muss nur einmal eingetragen werden.

14.3 Navigation

Die App hat eine Bottom-Navigation mit 4 Bereichen:

Tab Symbol Beschreibung
Dashboard 🏠 Übersicht: Asset- und Ticket-Statistiken
Scanner 📷 Barcode/QR-Code scannen → Asset direkt aufrufen
Tickets 🎫 Offene Tickets anzeigen und erstellen
Einstellungen ⚙️ Server-URL, Abmelden

Zentral in der Navigation befindet sich der + FAB-Button (Teal) → öffnet den Screen zum neuen Asset erfassen.

14.4 Asset scannen

  1. Tab Scanner öffnen
  2. Kamera auf den Barcode oder QR-Code des Assets richten
  3. Bei Erkennung: App öffnet automatisch die Asset-Detail-Ansicht

Was im Asset-Detail möglich ist:

Aktion Beschreibung
Einbuchen Status auf „Verfügbar" setzen
Zuweisen Asset einem Benutzer zuweisen
Archivieren Status auf „Inaktiv" setzen
Bearbeiten Name, Modell, TeamViewer-ID etc. ändern
Verlauf Scan- und Aktionshistorie anzeigen
Label drucken QR-Label für das Asset generieren

14.5 Neues Asset erfassen

Über den + Button in der Navigation:

  1. Name eingeben (Pflichtfeld, z.B. TBO-NB-10)
  2. Seriennummer — entweder manuell eingeben oder über den 📷 Scan-Button per Kamera einscannen
  3. Modell optional eintragen
  4. Typ wählen:
    • IT-Rollen: Notebook, Monitor, Headset, Other, Maschine, Werkzeug, Sonstiges
    • Produktion: Maschine, Werkzeug, Sonstiges
  5. Bereich wählen (IT, Produktion, Techniker, ...)
  6. Status setzen (Verfügbar, Zugewiesen, Inaktiv, Beschädigt)
  7. Optional: TeamViewer-ID, Beschreibung
  8. „Asset anlegen" tippen → Asset wird direkt in IT Nexus gespeichert

Die Inventarnummer (ANL-XXXX) wird automatisch vergeben.

14.6 Tickets

Im Tab Tickets:

  • Liste aller offenen Tickets anzeigen
  • Ticket-Details aufrufen
  • Neues Ticket erstellen (z.B. direkt nach Asset-Scan ein Problem melden)

14.7 Rollenbasierte Ansicht

Die App passt sich automatisch der Benutzerrolle an:

Rolle Sichtbare Typen Sichtbare Bereiche
super_admin, admin, bearbeiter Alle Typen Alle Bereiche
produktion Maschine, Werkzeug, Sonstiges Produktion, Techniker
support Alle Typen (nur lesen) Alle Bereiche

14.8 Technische Details

Eigenschaft Wert
Framework Flutter 3.x (Dart)
Plattform Android 8.0+ (API 26+)
Scanner-Bibliothek mobile_scanner v6
Authentifizierung JWT + Microsoft OAuth (Azure AD)
API-Verbindung REST API zu IT Nexus Backend (/api/...)
Datenspeicherung Keine lokale DB — alle Daten live vom Server
Offline-Modus Nicht verfügbar (WLAN erforderlich)

15. Rollen-Berechtigungsmatrix

Funktion benutzer techniker bearbeiter support hr_personal buchhaltung admin super_admin
User-Portal sehen ✅ ✅ ✅ ✅ ✅ ✅ ✅ ✅
Eigene Tickets erstellen ✅ ✅ ✅ ✅ ✅ ✅ ✅ ✅
Alle Tickets sehen ❌ ❌ ✅ ✅ ❌ ❌ ✅ ✅
Tickets bearbeiten/schließen ❌ ❌ ❌ ✅ ❌ ❌ ✅ ✅
Tickets löschen ❌ ❌ ❌ ❌ ❌ ❌ ✅ ✅
Interne Notizen sehen ❌ ❌ ✅ ✅ ❌ ❌ ✅ ✅
KI-Assistent Chat ❌ ❌ ✅ ✅ ❌ ❌ ✅ ✅
Dashboard sehen ❌ ❌ ✅ ✅ ❌ ❌ ✅ ✅
Assets (IT) verwalten ❌ ❌ ✅ ❌ ❌ ❌ ✅ ✅
Assets (Produktion/Techniker) anlegen ❌ ✅ ✅ ❌ ❌ ❌ ✅ ✅
Prüfprotokoll erfassen ❌ ✅ ✅ ❌ ❌ ❌ ✅ ✅
FIDO-Keys verwalten ❌ ❌ ✅ ❌ ❌ ❌ ✅ ✅
Benutzer verwalten ❌ ❌ ❌ ❌ ❌ ❌ ✅ ✅
Onboarding anlegen/löschen ❌ ❌ ❌ ❌ ❌ ❌ ✅ ✅
Onboarding-Checkliste (HR) ❌ ❌ ❌ ❌ ✅ ❌ ✅ ✅
Onboarding-Checkliste (IT) ❌ ❌ ❌ ✅ ❌ ❌ ✅ ✅
Onboarding-Checkliste (BK) ❌ ❌ ❌ ❌ ❌ ✅ ✅ ✅
Einstellungen (Kategorien) ❌ ❌ ❌ ❌ ❌ ❌ ✅ ✅
System-Seite ❌ ❌ ❌ ❌ ❌ ❌ ✅ ✅
Anlagevermögen ansehen ❌ ❌ ❌ ❌ ❌ ✅ ✅ ✅
Lizenzen verwalten ❌ ❌ ✅ ❌ ❌ ❌ ✅ ✅
Wartung verwalten ❌ ❌ ✅ ❌ ❌ ❌ ✅ ✅
ISO-Zertifizierung ❌ ❌ ❌ ❌ ❌ ❌ ✅ ✅
Risikoanalyse ❌ ❌ ❌ ❌ ❌ ❌ ✅ ✅
Entra ID Rechte ❌ ❌ ❌ ❌ ❌ ❌ ✅ ✅
Agent Monitoring sehen ❌ ❌ ❌ ❌ ❌ ❌ ✅ ✅
Patch Management ❌ ❌ ❌ ❌ ❌ ❌ ✅ ✅
Ankündigungen verwalten ❌ ❌ ❌ ❌ ❌ ❌ ✅ ✅

16. ISO 27001 Zertifizierungsplanung

Die ISO-Seite (/iso) dient zur strukturierten Verfolgung aller Aufgaben auf dem Weg zur ISO 27001 Zertifizierung.

Nur für admin und super_admin zugänglich.

Kategorien

Kategorie Beschreibung
Risikomanagement Asset-Inventarisierung, Risikoanalyse, Maßnahmenplan
TOM (Technische & Organisatorische Maßnahmen) Zugriffskonzept, Patchmanagement, Backup, Monitoring
Incident Management Incident-Response-Plan, Meldeprozesse, Übungen
Business Continuity Kritische Prozesse, Wiederanlaufplan
Dokumentation Sicherheitsrichtlinie, Nachweisführung
Awareness & Schulung Mitarbeiterschulungen, Onboarding-Integration

Status-System

Jede Aufgabe hat einen von drei Status:

Status Beschreibung
Offen Noch nicht begonnen
In Bearbeitung Teilweise umgesetzt oder laufend
Abgeschlossen Vollständig umgesetzt und nachgewiesen

Funktionen

  • Fortschrittsbalken pro Kategorie (Anteil Abgeschlossen)
  • Gesamtfortschritt oben auf der Seite
  • Status direkt ändern per Klick auf den Status-Button
  • Notizen und Verantwortliche pro Aufgabe hinterlegen
  • Neue Aufgaben hinzufügen (admin)
  • Aufgaben bearbeiten/löschen (admin)

Aktueller Stand (März 2026)

Aufgabe Status
IT-Assets erfassen ✅ Abgeschlossen
Zugriffskonzept erstellen ✅ Abgeschlossen
Risikoanalyse durchführen 🔄 In Bearbeitung
Maßnahmenplan ableiten 🔄 In Bearbeitung
Monitoring einführen ✅ Abgeschlossen
Incident-Response-Plan erstellen 🔄 In Bearbeitung
Nachweisführung etablieren 🔄 In Bearbeitung
Onboarding-Prozess erweitern 🔄 In Bearbeitung
Alle übrigen Aufgaben ⬜ Offen

17. Risikoanalyse

Die Risikoanalyse-Seite (/risk) ermöglicht die strukturierte Erfassung, Bewertung und Verfolgung von IT-Risiken.

Nur für admin und super_admin zugänglich.

Risikobewertung

Jedes Risiko wird anhand einer 5×5 Risikomatrix bewertet:

  • Wahrscheinlichkeit (1–5): Wie wahrscheinlich ist das Eintreten?
  • Auswirkung (1–5): Wie schwerwiegend wäre der Schaden?
  • Score = Wahrscheinlichkeit × Auswirkung (1–25)
Score Stufe Farbe
20–25 Kritisch 🔴 Rot
12–19 Hoch 🟠 Orange
6–11 Mittel 🟡 Gelb
1–5 Niedrig 🟢 Grün

Status

Status Bedeutung
Offen Risiko erkannt, keine Maßnahme
In Bearbeitung Maßnahmen werden umgesetzt
Akzeptiert Risiko bewusst akzeptiert
Behoben Risiko erfolgreich mitigiert

M365 Auto-Sync

Über den Button „M365 Sync" werden automatisch Risiken aus Microsoft 365 erfasst:

Quelle Beschreibung Benötigte Azure-Berechtigung
Secure Score Microsoft Secure Score als Sicherheitsrisiko SecurityEvents.Read.All
Defender Alerts Aktive Sicherheitswarnungen aus Microsoft Defender SecurityAlert.Read.All
Intune Non-Compliant Geräte die Compliance-Richtlinien verletzen DeviceManagementManagedDevices.Read.All
MFA-Status Benutzer ohne Multi-Faktor-Authentifizierung AuditLog.Read.All
Risky Users Risikobenutzer aus Identity Protection (P2) IdentityRiskEvent.Read.All

Detail-Ansichten

Automatisch erfasste Risiken haben erweiterte Detail-Ansichten:

  • MFA-Risiko: Tabelle aller Benutzer ohne MFA mit E-Mail
  • Intune-Risiko: Gerätekarten mit Name, Benutzer, OS, Seriennummer
  • Defender-Alert: Schweregrad, Status, betroffene Entitäten, Link ins Defender-Portal

Manuelle Risiken

Admins können jederzeit manuelle Risiken hinzufügen und pflegen (Kategorie, Wahrscheinlichkeit, Auswirkung, Verantwortlicher, Maßnahmen, Fälligkeit).

18. Entra ID Rechteverwaltung

Die Entra-Seite (/entra) bietet eine Übersicht und Verwaltung von Benutzerrechten direkt aus Microsoft Entra ID (Azure Active Directory).

Nur für admin und super_admin zugänglich.

Voraussetzungen (Azure App Registration)

Folgende API-Permissions müssen in der Azure App Registration konfiguriert sein (Application-Permissions, mit Admin Consent):

Permission Zweck
User.Read.All Benutzer-Liste laden
AuditLog.Read.All MFA-Status aller Benutzer
Group.Read.All Gruppen-Liste laden
GroupMember.Read.All Gruppen-Mitgliedschaften pro Benutzer
RoleManagement.Read.Directory Admin-Rollen anzeigen
GroupMember.ReadWrite.All (Optional) Gruppen-Mitglieder hinzufügen/entfernen

Tab: Benutzer

  • Alle Entra-Benutzer mit Name, E-Mail, Stelle, Abteilung
  • Status-Badge: Aktiv / Deaktiviert
  • MFA-Badge: Kein MFA (gelb) wenn nicht registriert
  • Suchfilter nach Name, E-Mail, Abteilung
  • Filter nach MFA-Status
  • Detail-Panel (rechts aufklappbar):
    • Alle Gruppen des Benutzers
    • Gruppe hinzufügen / entfernen (benötigt GroupMember.ReadWrite.All)
    • MFA-Methoden anzeigen
    • Link zum Entra-Portal

Tab: Gruppen

  • Alle Sicherheitsgruppen und M365-Gruppen
  • Mitglieder per Klick lazy-laden
  • Gruppentyp (Security / M365)

Tab: Admin-Rollen

  • Alle aktivierten Directory-Rollen
  • Belegte Rollen mit Mitgliederliste oben
  • Risikostufe pro Rolle (Kritisch: Global Admin / Privileged Role Admin, Hoch: Security Admin / Intune Admin, etc.)

Statistik-Kacheln

  • Benutzer gesamt
  • Anzahl Gruppen
  • Anzahl Admin-Rollenzuweisungen
  • Benutzer ohne MFA
  • MFA-Abdeckung in Prozent

19. Agent Monitoring

Das Agent Monitoring (/monitoring) ermöglicht die Echtzeit-Überwachung aller verwalteten Windows-Geräte über den IT Nexus Windows Agent.

Nur für super_admin und admin zugänglich.

Architektur

Komponente Beschreibung
Agent C# .NET 8 Windows Service (IT-Nexus-Agent.exe) – Version 2.0.0
Service Läuft unsichtbar als Windows Service „IT Nexus Agent" (SYSTEM-Konto)
Check-in Alle 1 Minute via POST /api/monitoring/checkin
Backend Kein JWT – nur X-Agent-Key Header
Datenbank Tabelle monitoring_agents in SQLite
Frontend /monitoring – Live-Übersicht mit Card- und Tabellenansicht

Gesammelte Metriken

Metrik Beschreibung
Hostname, IP, MAC Geräteidentifikation
OS Name + Version Windows-Version (inkl. Windows 11-Erkennung via Build-Nummer)
CPU-Modell, Kerne, Auslastung % Prozessor-Info
RAM gesamt / belegt (GB) Arbeitsspeicher
Disk C: gesamt / frei (GB) Festplattenplatz
Letzter Benutzer Zuletzt angemeldeter Nutzer
Uptime (Stunden) Zeit seit letztem Neustart
Domain Active Directory / WORKGROUP
Installierte Software Apps aus Registry
Windows Updates ausstehend Anzahl fehlender Updates (inkl. Treiber)
BitLocker Status Verschlüsselungsstatus des Laufwerks C: (encrypted / off / unknown)
Defender Status Aktiv/Inaktiv + Signaturalter in Tagen
Hardware-Seriennummer BIOS-Seriennummer für Asset-Management
TPM, Secure Boot Sicherheits-Hardware-Status
Agent Version Installierte Agent-Version

Warnungen

Schwellwert Typ
CPU > 90% oder Disk < 5 GB frei 🔴 Kritisch
CPU > 80%, Disk < 15 GB, RAM > 90%, Updates > 10 🟡 Warnung
BitLocker deaktiviert 🟡 Warnung
Defender inaktiv oder Signaturen > 7 Tage alt 🟡 Warnung
Kein Checkin seit 10 Minuten Offline

Tab: Probleme

Der Tab Probleme listet alle Agents mit aktivem Warn- oder Kritisch-Status. Agents, die seit mehr als 7 Tagen keinen Checkin gemeldet haben, werden in einem ausklappbaren Bereich „Langfristig offline" separat angezeigt und zählen nicht zum Badge des Tabs. So bleiben kurzfristige Ausfälle sofort sichtbar, ohne dass dauerhaft abgemeldete Geräte stören.

API

Methode Endpoint Auth Beschreibung
POST /api/monitoring/checkin X-Agent-Key Header Agent meldet sich an
GET /api/monitoring JWT + Admin Alle Agents abrufen
GET /api/monitoring/statistics JWT + Admin Statistiken
GET /api/monitoring/:id JWT + Admin Einzelner Agent
DELETE /api/monitoring/:id JWT + Admin Agent löschen

Agent API Key: In docker-compose.yml unter AGENT_API_KEY

Installation & Verteilung

Der Agent wird als Inno Setup Installer (.exe) und Intune-Paket (.intunewin) bereitgestellt und über Microsoft Intune auf alle Geräte ausgerollt.

Intune-Konfiguration (v2.0.0):

  • Installationsbefehl: IT-Nexus-Agent-Setup-2.0.0.exe /VERYSILENT /SUPPRESSMSGBOXES /NORESTART
  • Deinstallationsbefehl: "C:\Program Files\IT Nexus Agent\IT-Nexus-Agent.exe" --uninstall
  • Installationsverhalten: System
  • Erkennungsregel: PowerShell-Skript (agent-cs/detect-it-nexus-agent.ps1) – prüft ob C:\Program Files\IT Nexus Agent\IT-Nexus-Agent.exe existiert, Exit 0 = erkannt, Exit 1 = nicht installiert
    • 32-Bit PowerShell: Nein | Skriptsignatur: Nein
    • ⚠️ Registry-basierte Erkennung schlägt mit Fehler 0x87D30006 fehl – immer PowerShell-Skript verwenden!

Rollout-Strategie (Staged Rollout):

Gruppe Zielversion Status
Test v2.0.0 ✅ Abgeschlossen
Pilot v2.0.0 ✅ Abgeschlossen
Produktion v2.0.0 🔄 Automatischer Rollout via Intune (alle Gruppen freigegeben, Stand Mai 2026)

Installer-Dateien

Datei Zweck
installer/IT-Nexus-Agent-Setup-2.0.0.exe Manuelle Installation
installer/IT-Nexus-Agent-Setup-2.0.0.intunewin Microsoft Intune Deployment

Der Agent installiert sich als Windows Service und läuft vollständig unsichtbar im Hintergrund – kein Tray-Icon, kein Dashboard.

Geräte-Detailseite

Über /monitoring/device/:id (Klick auf ein Gerät in der Monitoring-Übersicht) gelangt man zur Detailseite eines einzelnen Agents. Dieselbe Seite ist auch über /assets/device/:hostname aus der Asset-Verwaltung erreichbar.

Angezeigte Informationen:

Bereich Inhalt
Live-Metriken CPU %, RAM %, Disk frei, Uptime
System OS, IP, MAC, Domain, Letzter Nutzer
Sicherheit BitLocker-Status, Defender aktiv, Signaturalter, TPM, Secure Boot
Hardware Seriennummer, CPU-Modell, Kerne
Software Installierte Software (durchsuchbar)
Windows Updates Anzahl ausstehender Updates
Agent-Info Version, letzter Check-in

Verfügbare Aktionen (Admin):

Aktion Beschreibung
Check Updates Agent prüft sofort ausstehende Updates
Install Updates Agent installiert alle verfügbaren Updates (inkl. Treiber)
Reboot Gerät wird neu gestartet
Upgrade Win11 Windows 11 In-Place Upgrade anstoßen
Update Agent Agent aktualisiert sich selbst auf neueste Version

Alle Aktionen werden als Patch-Command gespeichert und beim nächsten Check-in (max. 1 Minute) vom Agent abgerufen und ausgeführt.

20. Externe Monitoring-Alerts

IT Nexus empfängt automatisch strukturierte Monitoring-E-Mails von Netgo und Arctic Wolf und stellt diese im Monitoring-Bereich als externe Alerts dar. Beide Quellen werden über Graph API (primär) und IMAP (Fallback) überwacht.

Überwachte Postfächer

Postfach Zweck
it-tool@cereda-systems.de Haupt-Postfach – Tickets + Monitoring-Alerts
helpdesk@cereda-systems.de Zweites Postfach – nur Monitoring-Alerts (keine Tickets)

Das zweite Postfach wird über die Umgebungsvariable MONITORING_MAILBOX konfiguriert und alle 30 Sekunden gepollt. Nicht erkannte E-Mails (kein Netgo, kein Arctic Wolf) werden dort ignoriert und nicht als Ticket erstellt.

Quellen & Erkennung

Quelle Erkennungs-Domain Parser-Datei
Netgo @netgo.de, @mg.netgo.de netgoParser.js
Arctic Wolf @arcticwolf.com, @notifications.arcticwolf.com arcticWolfParser.js

Funktionsweise

Schritt Beschreibung
E-Mail-Eingang Monitoring-Email trifft im konfigurierten Postfach ein
Erkennung Backend prüft Absender-Domain automatisch
Parsing Alle relevanten Felder werden strukturiert extrahiert
Speicherung Alert wird in Tabelle external_alerts gespeichert (kein Ticket erstellt)
Anzeige Alerts erscheinen im Tab „Ext. Alerts" auf der Monitoring-Seite

Frontend (Monitoring-Seite → Tab „Ext. Alerts")

  • Alerts werden nach Schweregrad (CRIT/WARN/OK) mit farbiger Markierung angezeigt
  • Quittierte ausblenden: Standardmäßig aktiv – gequittierte Alerts werden versteckt; Button zeigt Anzahl und lässt sich umschalten
  • Ticket erstellen: Erstellt ein IT Nexus-Ticket aus dem Alert
  • Quittieren: Markiert den Alert als quittiert
  • Löschen: Entfernt den Alert aus der Datenbank
  • Badge im Tab zeigt Anzahl nicht-quittierter Alerts (rot bei > 0)
  • Automatische Aktualisierung alle 60 Sekunden

Arctic Wolf – Detailkarte

Arctic Wolf Alerts werden in einer erweiterten Karte dargestellt:

Bereich Inhalt
Kopfzeile Severity-Badge (LOW/MEDIUM/HIGH/CRITICAL), Incident-Name, Gerät + IP, Zeitstempel
Details-Grid Event-Typ, Application, User, Process (immer sichtbar)
„Mehr Details" Aufklappbar: Was ist passiert? · Warum relevant? · Wie erkannt? · Nächste Schritte · Empfehlungen

Severity-Mapping

Quelle Severity Ticket-Priorität Farbe
Netgo CRIT kritisch Rot
Netgo WARN hoch Gelb
Netgo OK niedrig Grün
Arctic Wolf HIGH / CRITICAL kritisch Rot
Arctic Wolf LOW / MEDIUM hoch Gelb

API-Endpunkte

Methode Pfad Beschreibung
GET /api/external-alerts Alle Alerts abrufen (optional ?acknowledged=true/false)
POST /api/external-alerts/:id/acknowledge Alert quittieren
POST /api/external-alerts/:id/create-ticket Ticket aus Alert erstellen
DELETE /api/external-alerts/:id Alert löschen

Alle Endpunkte erfordern JWT + Admin-Rolle.

Datenbankschema

Tabelle external_alerts:

Spalte Typ Beschreibung
id INTEGER PK Auto-Increment
source TEXT Quelle: netgo oder arcticwolf
device TEXT Gerätename
service TEXT Überwachter Service / Event-Typ
state_transition TEXT Statusübergang (z. B. OK -> CRIT)
severity TEXT CRIT / WARN / OK / UNKNOWN
message TEXT Kurzbeschreibung
customer TEXT Kundenname
monitored_by TEXT Überwachungsinstanz
state_time TEXT Zeitpunkt des Ereignisses
raw_body TEXT Bei Arctic Wolf: JSON mit allen strukturierten Feldern
acknowledged INTEGER 0 = offen, 1 = quittiert
ticket_id INTEGER Verknüpfte Ticket-ID (falls erstellt)
email_message_id TEXT UNIQUE Message-ID der E-Mail (Duplikat-Schutz)

21. Patch Management

Das Patch-Management-Modul (/patch) ermöglicht die zentrale Verwaltung von Windows Updates auf allen verwalteten Geräten – mit Staged Rollout, Gruppen, Policies und direkten Commands.

Nur für super_admin und admin zugänglich.

Staged Rollout Gruppen

Updates werden stufenweise ausgerollt, um Risiken zu minimieren:

Gruppe Zweck Typische Mitglieder
Test Erste Testgeräte – sofortiger Rollout IT-eigene Geräte
Pilot Frühe Anwender – nach erfolgreichem Test ausgewählte Mitarbeiter
Produktion Alle übrigen Geräte gesamter Betrieb

Jede Gruppe kann eine eigene Zielversion erhalten. Agents, die keiner Gruppe zugeordnet sind, erhalten die globale Fallback-Version aus der Umgebungsvariable AGENT_VERSION.

Tab: Gruppen

  • Übersicht aller Rollout-Gruppen mit Zielversion und Geräteanzahl
  • Geräte per Drag & Drop oder Dropdown einer Gruppe zuweisen
  • Zielversion pro Gruppe setzen

Tab: Policies

Update-Richtlinien definieren, wann und wie Updates installiert werden:

Feld Beschreibung
Installationsfenster Uhrzeit und Wochentage für automatische Updates
Erzwingen nach X Tagen Updates werden nach Ablauf der Frist zwangsweise installiert
Reboot erlaubt Ob nach Updates automatisch neu gestartet werden darf
Zielgeräte Gruppe oder einzelne Geräte

Tab: Befehle (Commands)

Direkte Einzel-Befehle an einen Agent senden – werden beim nächsten Check-in ausgeführt:

Befehl Beschreibung
check_updates Ausstehende Updates prüfen und im Backend speichern
install_updates Alle verfügbaren Updates sofort installieren (inkl. Treiber)
reboot Gerät neu starten
upgrade_win11 Windows 11 In-Place Upgrade anstoßen
update_agent Agent auf neueste Version aktualisieren

Der Status jedes Commands (pending → running → success/failed) wird live angezeigt. Long-running Commands (z.B. Windows 11 Upgrade) bleiben im Status running bis der Agent das Ergebnis meldet.

API-Endpunkte

Methode Pfad Auth Beschreibung
GET /api/patch/commands JWT + Admin Alle Commands abrufen
POST /api/patch/commands/trigger JWT + Admin Einzelnen Command senden
POST /api/patch/commands/trigger-group JWT + Admin Command an ganze Gruppe senden
POST /api/patch/commands/result X-Agent-Key Agent meldet Ergebnis
GET /api/patch/groups JWT + Admin Rollout-Gruppen abrufen
POST /api/patch/groups JWT + Admin Gruppe erstellen
GET /api/patch/policies JWT + Admin Policies abrufen

22. Ankündigungen

Das Ankündigungs-Modul (/announcements) ermöglicht das Senden von Desktop-Benachrichtigungen direkt auf verwaltete Windows-Geräte.

Nur für super_admin und admin zugänglich.

Funktionsweise

  1. Admin erstellt eine Ankündigung im Web-Interface (Titel, Nachricht, Typ, Zielgeräte)
  2. Agent pollt alle 15 Sekunden POST /api/monitoring/announcements-poll
  3. Neue Ankündigung wird erkannt → Agent zeigt WPF-Dialog auf dem Desktop des eingeloggten Nutzers
  4. Nutzer klickt „Gelesen und bestätigt" → Agent sendet ACK an Backend
  5. Ankündigung gilt als zugestellt

Typen & Darstellung

Typ Farbe Einsatz
Info Blau Allgemeine Hinweise
Warnung Orange Wichtige Hinweise, bevorstehende Wartungen
Kritisch Rot Notfälle, sofortiger Handlungsbedarf

Der WPF-Dialog erscheint im Vordergrund mit farbigem Header, Titel, Nachricht und einem Bestätigungs-Button. Kein Konsolenfenster – vollständig native Windows-Darstellung.

Zielgruppen

Option Beschreibung
Alle Geräte Ankündigung wird an alle registrierten Agents gesendet
Bestimmte Geräte Auswahl einzelner Hostnames
Rollout-Gruppe Alle Geräte einer Patch-Gruppe (Test / Pilot / Produktion)

Status

Status Bedeutung
Ausstehend Noch nicht vom Gerät abgerufen
Zugestellt Agent hat die Ankündigung angezeigt
Bestätigt (ACK) Nutzer hat den Dialog bestätigt

Web-ACK (ohne Agent)

Für Geräte ohne Agent oder für Administratoren kann eine Ankündigung auch direkt im Browser über den Button „Als gelesen markieren" bestätigt werden.

API-Endpunkte

Methode Pfad Auth Beschreibung
GET /api/announcements JWT + Admin Alle Ankündigungen
POST /api/announcements JWT + Admin Neue Ankündigung erstellen
DELETE /api/announcements/:id JWT + Admin Ankündigung löschen
POST /api/monitoring/announcements-poll X-Agent-Key Agent pollt neue Ankündigungen
POST /api/announcements/:id/ack-agent X-Agent-Key Agent sendet Bestätigung
POST /api/announcements/:id/ack JWT Web-Bestätigung durch Admin

Anhang: Technische Informationen

Infrastruktur

  • Server: LXC Container (Proxmox), IP 192.168.0.194
  • Domain: https://it-nexus.cereda-systems.de
  • Stack: React (Frontend) · Node.js/Express (Backend) · SQLite (Datenbank) · nginx (Webserver)
  • Container: Docker Compose (fido-backend Port 5000, fido-frontend Port 8443)

Datensicherung

Die SQLite-Datenbank liegt unter: /var/lib/docker/volumes/it-nexus_fido-data/_data/database.sqlite

Support & Kontakt

Bei Problemen mit dem System: Ticket über das System selbst erstellen oder direkt an den Systemadministrator wenden.

Dokumentation erstellt für Cereda Systems GmbH – vertraulich

Reference in New Issue View Git Blame Copy Permalink